KI im Praxisalltag und Datenschutz: So setzt du KI ein, ohne Daten zu gefährden

Künstliche Intelligenz kann im Alltag von Praxen, Fitnesscentern und Wellnesscentern vieles erleichtern: Texte entwerfen, Anfragen ordnen, Pläne vorbereiten, Abläufe strukturieren. Gleichzeitig arbeitest du mit persönlichen und teils sehr sensiblen Daten. Wer KI einsetzt, trägt deshalb Verantwortung. Dieser Beitrag zeigt, wo KI sinnvoll hilft, wo Zurückhaltung nötig ist und wie du den persönlichen Kontakt bewahrst. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Fragen wende dich an eine Fachperson.

Wo KI im Alltag helfen kann

Sinnvoll sind Aufgaben, bei denen es um Sprache, Struktur und Vorbereitung geht:

• Texte entwerfen: Entwürfe für Website, Newsletter, Beiträge oder Antworten auf häufige Fragen. Du prüfst und überarbeitest jeden Text selbst.
• Anfragen ordnen: Eingehende Fragen sortieren, Standardantworten vorbereiten.
• Planung unterstützen: Ideen für Kursplan, Wochenplan, Themenplan oder Teamsitzung sammeln.
• Dokumente strukturieren: Checklisten, Abläufe oder Einarbeitungspläne als Entwurf erstellen.
• Lernen und Recherche: Themen verständlich zusammenfassen lassen. Die Ergebnisse überprüfst du anhand verlässlicher Quellen.

KI ist ein Werkzeug für Entwürfe. Sie macht Fehler, erfindet manchmal Angaben und kennt deine Praxis nicht. Entscheidungen bleiben bei dir und deinem Team.

Was nicht in eine KI gehört

Der wichtigste Grundsatz: Gib keine persönlichen Daten von Patientinnen und Patienten, Mitgliedern oder Gästen in Werkzeuge ein, bei denen du nicht genau weisst, was mit den Daten geschieht. Das gilt besonders für Gesundheitsdaten, Diagnosen, Behandlungsverläufe, Namen mit Beschwerden, Kontaktdaten oder Zahlungsangaben. Gesundheitsdaten gelten nach dem Schweizer Datenschutzrecht als besonders schützenswert. Wenn du solche Daten verarbeitest, brauchst du klare Regeln, geeignete Werkzeuge und in der Regel Verträge mit den Anbietern. Hole dazu eine Datenschutzberatung ein.

Für den Alltag bedeutet das: Anonymisiere Beispiele konsequent. Schreibe «ein Patient mit Schulterbeschwerden» statt Namen und Details. Noch besser ist es, für solche Fälle gar keine externe KI zu nutzen.

Regeln für dein Team

Lege schriftlich fest, wie KI bei euch genutzt wird. Eine einseitige Richtlinie genügt:

1. Welche Werkzeuge sind erlaubt?
2. Welche Daten dürfen nie eingegeben werden?
3. Wer prüft die Ergebnisse, bevor sie nach aussen gehen?
4. Wie wird gekennzeichnet, wo KI mitgewirkt hat, wenn es relevant ist?
5. Wer ist Ansprechperson bei Fragen oder Pannen?

Besprecht die Regeln im Team und wiederholt sie regelmässig. Viele Fehler entstehen aus Unwissen, nicht aus Absicht.

Transparenz gegenüber Kundinnen und Kunden

Informiere offen, wenn du KI in Prozessen einsetzt, die Kundinnen und Kunden betreffen, etwa bei Chat-Assistenten auf der Website. Menschen sollen erkennen, ob sie mit einer Maschine oder einer Person sprechen, und jederzeit einen persönlichen Kontakt erreichen können. Prüfe, was in deiner Datenschutzerklärung stehen muss, und lass sie bei Bedarf von einer Fachperson anpassen.

Persönlich bleiben

Die häufigste Sorge ist, dass KI den persönlichen Service verdrängt. Das lässt sich vermeiden, wenn du klar trennst:

• Vorbereitung durch KI, Beziehung durch Menschen. KI darf Entwürfe machen. Das Gespräch, die Beratung und die Betreuung bleiben persönlich.
• Eigene Stimme bewahren. Lies jeden Text laut und passe ihn an deinen Ton an. Wenn er nach jemand anderem klingt, überarbeite ihn.
• Wichtige Momente persönlich gestalten. Begrüssung, Nachfassen nach einem schwierigen Erlebnis, Dank an Stammkundinnen und Stammkunden und Gespräche zu Sorgen gehören in die Hände von Menschen aus dem Team.
• Erreichbarkeit sichern. Gib immer eine direkte Kontaktmöglichkeit an.

Typische Anwendungsfälle und worauf du achten solltest

Kursplanung im Fitnesscenter. KI kann Ideen für Kursverteilungen oder Themenwochen liefern. Die Entscheidung triffst du auf der Grundlage deiner Erfahrung und der Rückmeldungen deiner Mitglieder. Verwende dafür keine personenbezogenen Daten.

Administration in der Praxis. KI kann Textbausteine für Terminerinnerungen oder Informationsblätter entwerfen. Patientendaten bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen. Wie du Terminerinnerungen und Absagen im Buchungsablauf gestaltest, steht im Beitrag Online-Buchung im Wellnesscenter verbessern.

Kundenanfragen im Wellnesscenter. Standardfragen zu Öffnungszeiten, Preisen und Ablauf lassen sich vorbereiten. Individuelle Anliegen beantwortet eine Person.

Kommunikation im Fitnessstudio. Entwürfe für Newsletter oder Beiträge sparen Zeit. Prüfe Aussagen auf Richtigkeit und Zulässigkeit, besonders bei Gesundheitsthemen.

Schritt für Schritt starten

Beginne klein. Wähle eine Aufgabe, zum Beispiel die Vorbereitung von Newslettern. Teste sie mit anonymen Beispielen, bewerte Qualität und Zeitgewinn und erweitere erst dann. Halte Erfahrungen schriftlich fest. Bilde dein Team weiter, damit alle verstehen, was KI kann und wo ihre Grenzen liegen.

Fragen an Anbieter von KI-Werkzeugen

Bevor du ein Werkzeug im Betrieb einsetzt, stelle dem Anbieter einige Fragen. Wo werden die Daten gespeichert, und wer hat Zugriff? Werden Eingaben zum Training weiterer Modelle verwendet? Gibt es einen Vertrag zur Datenverarbeitung? Wie lassen sich Daten wieder löschen? Welche Sicherheitsmassnahmen bestehen? Halte die Antworten schriftlich fest. Wenn der Anbieter die Fragen nicht klar beantwortet, ist das ein Hinweis, besser auf das Werkzeug zu verzichten oder es nur mit anonymen, unkritischen Inhalten zu verwenden.

Weiterführende Seiten:

• KI im Gesundheitswesen Schweiz: Chancen für Gesundheitscoaches
• KI-Gesundheitsberatung: Grenzen und was Coaching besser kann
• KI-Schulung für das Fitnessstudio-Team: Anfrage und Ablauf
• ChatGPT für die Fitness- und Gesundheitsbranche
• KI-Schulung (Onspire)
• KI-Beratung und Coaching (Onspire)

Wenn du KI in deinem Betrieb sinnvoll und verantwortungsvoll einführen möchtest, nimm Kontakt auf. Wir besprechen, welche Aufgaben sich eignen und wo du bewusst darauf verzichtest.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine ärztliche Beratung.

Redaktionell und fachlich geprüft von Daniela Isik (Co-Leiterin und Dozentin) und dem Team der SNF Academy. Die verwendeten Quellen stehen im Abschnitt Quellen.

Über den Autor

Birol Isik

Birol Isik ist Schweizer Unternehmer, Mentor, Mindset Coach und Gründer der SNF Academy. Seine Schwerpunkte liegen unter anderem auf Coaching, Kommunikation, Selbstführung und beruflicher Entwicklung. Als Berater und Coach begleitet er Menschen seit 2005.

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